Интеграция МойСклад с Ozon: отгрузки, возвраты и остатки без ручного разбора отчётов

Учёт продаж Ozon почти у всех выглядит одинаково: в конце месяца бухгалтер выгружает отчёт о реализации, и дальше начинается ручная работа. Свести отправления, вычесть отмены, найти возвраты, разнести комиссию и логистику, объяснить, почему выплата не сходится с продажами. Мы сделали так, чтобы этого разбора не было: ReStat читает данные Ozon и складывает в МойСклад готовые документы. Ниже — что именно появляется в учёте и что из этого можно настроить под себя. Подключение — в самом конце, оно занимает две минуты.

Кто здесь за что отвечает

В связке три участника, и путаница обычно начинается именно тут.

• Ozon отдаёт сырьё: отправления и статусы доставки, отчёт о реализации, начисления и удержания, график выплат, остатки на складах.
• ReStat — переводчик. Сводит отправление с отчётом о реализации, отделяет выкупы от отмен и возвратов, раскладывает цену на то, что заплатил покупатель, и то, что Ozon добавил баллами, разносит услуги по статьям и собирает из этого документы.
• МойСклад — ваш учёт: товары, склады, контрагенты, себестоимость, отчётность. ReStat ничего не ведёт вместо него — приносит документы и уходит.

Поэтому правильнее говорить не «интеграция мой склад с озон», а «обмен с Ozon через ReStat». Мы делаем ровно ту работу, которую иначе делает человек с выгруженным отчётом и таблицей.

Что появляется в МоёмСкладе

Отгрузки — по факту выкупа

Заказ на Ozon ещё не продажа: часть отправлений отменят, часть привезут обратно. Поэтому отгрузка создаётся по дате доставки, а цена берётся из отчёта о реализации.

Форма документа — на ваш выбор. Либо одна отгрузка в день (OZON-S-дата, внутри — всё выкупленное за день, по складам отдельными документами), либо отгрузка на каждое отправление: номер документа совпадает с номером отправления, дата — дата доставки. Первый вариант держит учёт компактным, второй позволяет разбираться по конкретной продаже, когда клиент или налоговая спрашивают про один заказ.

Цена в документе — цена продавца, то есть начисление Ozon за товар. Это важнее, чем кажется: именно при таком выборе отгрузки минус приёмка услуг дают ровно ту сумму, которую Ozon перевёл. Сальдо по контрагенту сходится само, без ручной подгонки в конце квартала.

Возвраты — все, а не те, что вспомнили

Возврат после выкупа создаётся документом «Возврат покупателя» с основанием-отгрузкой, чтобы себестоимость вернулась туда же, откуда ушла. Возвраты по FBS появляются в момент, когда Ozon сообщает об отказе или невыкупе — но непроведёнными, с пометкой «товар ещё не получен». Документ проводится сам, когда возврат реально доедет до вашего склада.

Услуги Ozon — по статьям, а не одной строкой

Приёмка от ООО «Интернет Решения» с позициями-услугами: комиссия, логистика, эквайринг, реклама, хранение и остальные операции — каждая своей строкой. Периодичность выбираете сами: по периодам выплат Ozon или раз в месяц. Если акты и так приходят к вам по ЭДО, приёмку можно не создавать — это отдельная галочка.

Выплаты

Входящий платёж по графику выплат: дата и сумма берутся из раздела «Финансы → Выплаты» в ReStat. Проведение — отдельной настройкой, по наступлении даты. Если банк подключён к МоемуСкладу и платёж придёт из выписки, обмен платежей лучше выключить, чтобы не задваивать поступления.

FBO и FBS живут по разным правилам

Схемы работают по-разному, и настройки у них разные. Можно возить в учёт только FBS, только FBO или обе схемы с разной детализацией — каждый блок включается сам по себе.

FBO — это то, что описано выше: документы по факту доставки, с отставанием в три дня, потому что фактические начисления Ozon приходят через два-три дня после выкупа.

FBS работает быстрее и по другому событию. Как только отправление собрано и передано в доставку, ReStat создаёт и сразу проводит отгрузку: номер — отправление, цена — цена продажи заказа, склад — ваш склад FBS. Товар списывается в момент отгрузки, поэтому остаток на складе верен независимо от того, выкупят заказ или нет. Отправления проверяются каждые пять минут. Отмена до сборки документов не создаёт вовсе — в учёте не остаётся мусора.

Остатки FBS — в обе стороны

Каждые пять минут остаток склада в МоёмСкладе уезжает в Ozon как доступный к продаже, а правка остатка в разделе «FBS» ReStat создаёт в МоёмСкладе акт инвентаризации. Источник истины — МойСклад: приход оформляете там, и витрина Ozon подстраивается.

Отдельно про защиту: если МойСклад не отвечает, остатки в Ozon не трогаются. Сбой у поставщика данных не должен обнулять вашу витрину — с этим сталкивались все, кто хоть раз писал синхронизацию остатков сам.

Склады: один или как у Ozon

От склада в учёте зависит, где лежит товар и как считается себестоимость списания. Вариантов два.

• Один склад «Ozon» — всё FBO списывается с него. Хватает, если вам достаточно знать, что товар уехал на маркетплейс.
• Склад на каждый склад Ozon — ReStat создаёт группу «Ozon (ReStat)» и склад на каждый склад маркетплейса. Тогда видно, сколько товара лежит в Хоругвино, а сколько в Казани, и сверка идёт по складу отгрузки.

Отдельно включаются перемещения по принятым поставкам: когда Ozon принял поставку, в МоёмСкладе появляется перемещение со своего склада на склад Ozon по этому направлению. Без него остатки «телепортируются» — товар просто исчезает с одного склада и возникает на другом. Склады FBS сопоставляются по одному: каждому складу из кабинета Ozon — свой склад в МоёмСкладе.

Сверка остатков и инвентаризация

Остаток склада Ozon в МоёмСкладе сверяется с данными Ozon — на складах плюс в пути к покупателю — по каждому складу и товару. Расхождения выравниваются инвентаризацией: факт и себестоимость подставляет ReStat, проводите вы. Это та операция, которую обычно делают раз в квартал по памяти, а здесь можно в любой день.

Номенклатура: как товары Ozon находят карточки

Больное место любой интеграции. Режима два, и они сочетаются:

• по артикулу — строка привязывается к карточке, у которой код совпадает с артикулом Ozon;
• по таблице сопоставления — вы один раз указываете соответствие вручную. Сопоставленное в таблице работает всегда, даже в режиме «по артикулу», так что исключения не ломают общее правило.

Если карточки нет, МойСклад либо заведёт её (название из Ozon, код — артикул), либо строка пропускается, а документ помечается «не полный». Тогда достаточно сопоставить товар и нажать «повторить» в журнале.

Что меняется по времени

Как подключить

МойСклад открывает API на всех платных тарифах, поэтому возни немного.

1. В МоёмСкладе под администратором — Настройки → Пользователи, создайте сотрудника ReStat с правами на документы, товары, склады и контрагентов.
2. В его карточке — вкладка «Токены», кнопка «Новый токен». Скопируйте сразу: повторно МойСклад токен не покажет.
3. В ReStat откройте Интеграции → МойСклад, вставьте токен, нажмите «Подключить», выберите организацию.
4. Укажите кабинет Ozon для обмена: кабинетов у аккаунта может быть несколько, и каждый пойдёт в своё юрлицо.

Дальше — мастер из шести шагов: номенклатура, склады, документы, услуги и деньги, запуск. Настройки сохраняются на лету, вернуться и поменять можно в любой момент.

Запуск и журнал

• Дата начала — обмен идёт по дням доставки с неё, уже созданные документы повторно не создаются.
• Ежедневно. Утром ReStat добирает прошедшие дни. Пауза останавливает обмен, ничего не удаляя.
• Разовая выгрузка периода — для истории до подключения или повтора после сопоставления номенклатуры, с опцией перезаписи.
• Журнал — всё, что ушло в МойСклад: тип, номер, число строк, сумма, статус, текст ошибки и кнопка «повторить».
• «Удалить всё, что создал ReStat» — документы из журнала, склады Ozon, группа, товары и услуги в «Ozon (ReStat)». Ваши собственные документы и справочники не затрагиваются.

Обмен — это половина работы. Вторая половина — аналитика

МойСклад отлично ведёт учёт, но он не знает Ozon. Он не скажет, почему на этой неделе упали заказы, окупается ли реклама по конкретному товару, сколько прибыли осталось после комиссии, логистики и невыкупа, какую часть цены Ozon погасил баллами и как это меняет налоговую базу. Он не следит за тем, что склад кончится через девять дней, и не считает, сколько маркетплейс должен вам за потерянные возвраты.

Это и есть работа ReStat: полная аналитика кабинета Ozon. Прибыль по каждому заказу и по каждому товару, ДРР и доля органики, остатки и планирование поставок по кластерам, возвраты и компенсации, отзывы и вопросы, цены и акции. Обмен с МоимСкладом — лишь один из разделов, который отдаёт в бухгалтерию уже разобранные данные.

Проще говоря: МойСклад отвечает на вопрос «что у нас в учёте», ReStat — на вопрос «что происходит в кабинете и что с этим делать».

Ведёте учёт не в МоёмСкладе, а в Saby — всё то же самое описано в статье про интеграцию СБИС с Ozon: логика одна, отличаются названия документов и способ подключения.